Druckdateien, Freigaben, Archiv — auftragsgebunden und sofort auffindbar
Druckdaten per E-Mail, Freigaben per Telefonat, Archiv als Netzwerkordner mit unkontrollierten Versionsständen — dieses Muster kostet täglich Arbeitszeit. Easykal verankert Dokumente direkt am Auftrag: versioniert, freigegeben, unverlierbar.
Drei Dokumentenprobleme, die Easykal strukturiert löst
Druckdateien zentral und versionssicher verwaltet
Druckdateien werden strukturiert im System abgelegt und versioniert. So ist jederzeit klar, welche Datei aktuell freigegeben ist, Korrekturen sind nachvollziehbar dokumentiert und die Produktion arbeitet stets auf einer verlässlichen Grundlage.
Freigabeprozess sicher im Auftragssystem integriert
Druckfreigaben werden strukturiert im System dokumentiert und sind jederzeit nachvollziehbar. So entsteht ein klarer und verlässlicher Freigabeprozess, der Transparenz schafft und eine sichere Produktionsfreigabe gewährleistet.
Nachweispflichten sicher und strukturiert archiviert
Pharma-, Lebensmittel- und Kosmetikverpackungen lassen sich lückenlos rückverfolgen: Freigaben, Versionen und Zeitpunkte werden zentral dokumentiert und archiviert. So entsteht eine verlässliche Grundlage für Audits, während die Dokumentation effizient und ressourcenschonend erfolgt.
Dateien am Auftrag, Freigabe im System, Archiv automatisch
Druckdaten direkt am Auftrag ablegen
PDF, AI, TIFF — jede Datei wird nicht in einem Netzwerkordner gespeichert, sondern direkt mit dem Easykal-Auftrag verknüpft. Welche Datei zur Produktion freigegeben ist, ist eindeutig und für jeden Beteiligten sichtbar.
Versionshistorie automatisch geführt
Wird eine Datei ersetzt, speichert Easykal die Vorversion automatisch mit Zeitstempel und Benutzer. Wer welche Version hochgeladen oder ersetzt hat, ist dauerhaft nachvollziehbar — ohne manuelle Protokollführung.
Digitaler Freigabeprozess mit Nachweisdokument
Der Kunde erhält einen Freigabe-Link, prüft die Druckdatei und bestätigt mit Zeitstempel. Diese Bestätigung ist im Auftrag archiviert — kein E-Mail-Anhang, kein Screenshot, keine mündliche Zusage.
Automatisches Langzeitarchiv je Auftrag
Abgeschlossene Aufträge — mit allen Dokumenten, Freigaben und Belegen — werden automatisch archiviert. Suchbar nach Auftrag, Kunde, Datum oder Dateiname — auch Jahre später, auch ohne den bearbeitenden Mitarbeiter.
Was Dokumentenmanagement konkret bringt
- Druckdateien am Auftrag hinterlegt — kein falscher Versionsstand in der Produktion
- Versionshistorie automatisch mit Zeitstempel und Benutzer
- Digitale Druckfreigabe mit Nachweis — Streitfall ausgeschlossen
- Archiv mit Volltextsuche — Dokument in Sekunden gefunden, auch nach Jahren
- Nachweispflichten für regulierte Märkte ohne zusätzliche Dokumentation erfüllt
- Kein Netzwerkordner-Chaos — alle Dateien auftragsgebunden strukturiert
- Cloud oder On-Premise — Datenhaltung nach eigenem Datenschutzkonzept
Wo Dokumentenmanagement besonders kritisch ist
Offset & Akzidenzdruck
Druckfreigabe vor Plattenbelichtung rechtssicher archivieren — und bei Wiederholaufträgen sofort die freigegebene Vorversion aufrufen.
Etiketten & Verpackung
Pharma- und Lebensmitteletiketten benötigen lückenlose Freigabedokumentation. Easykal sichert Versionsstand und Kundenfreigabe direkt am Produktionsauftrag.
Siebdruck & Veredelung
Motivdateien und Farbkorrekturen versioniert am Siebdruck-Auftrag — welches Motiv mit welchem Farbrezept produziert wurde, bleibt nachvollziehbar.
LFP & Werbetechnik
Großformat-Druckdaten mit Tiling-Parametern am Installationsauftrag hinterlegen — Montageteam und Produktion arbeiten von derselben freigegebenen Datei.
Dokumentenmanagement in der Demo erleben
Kostenlose Demo — wir zeigen Ihnen Freigabeprozess und Archiv direkt an einem Musterauftrag.