Ein Kunde ruft an und möchte sofort wissen, was sein Druckprodukt kostet. Für den Vertrieb beginnt damit oft eine Kette aus Rückfragen, Datenerfassung, Kalkulation und Belegerstellung. Jede Minute, die dafür benötigt wird, entsteht vor der eigentlichen Wertschöpfung. Bei vielen kleinen und mittleren Aufträgen summiert sich dieser Aufwand erheblich.
Die Easykal Quick Kalkulation verkürzt diesen Weg. Wiederkehrende oder klar definierte Produkte lassen sich über vorkonfigurierte Schaltflächen aufrufen, mit wenigen Angaben kalkulieren und direkt in ein Angebot oder einen Auftrag überführen. So kann eine Preisauskunft häufig schon während des Kundengesprächs entstehen, ohne dass das Ergebnis anschließend in ein zweites System übertragen werden muss. Bei passend vorbereiteten Produkten kann die Kalkulation einschließlich Angebots- oder Auftragsanlage innerhalb weniger Minuten erfolgen.
Warum schnelle Angebotsprozesse wirtschaftlich relevant sind
Aus aktuellen Branchenbefragungen und Wirtschaftsdaten lassen sich drei eng verbundene Aufgaben für Druckereien ableiten: kostensichere Kalkulation, geringer Verwaltungsaufwand sowie schnelle Angebots- und Auftragsbearbeitung. Diese Auswahl ist eine redaktionelle Einordnung und keine repräsentative Rangliste aller deutschen Druckereien.¹
Die zugrunde liegenden Branchendaten zeigen jedoch klar, warum diese Themen zusammengehören. In der BVDM-Branchenbefragung 2025 nannten 82 Prozent der teilnehmenden Unternehmen Auftrags- beziehungsweise Umsatzrückgänge als Geschäftsrisiko; 57 Prozent nannten steigende Arbeitskosten. Eine internationale Untersuchung der PRINTING United Alliance berichtet zugleich, dass 64,7 Prozent der befragten Druckunternehmen eine Nachfrage nach schnelleren Auftragsdurchläufen beobachten und 57,1 Prozent kürzere Projektvorlaufzeiten.¹ Die internationale Stichprobe ist nicht unmittelbar auf den deutschen Mittelstand übertragbar, zeigt aber denselben wirtschaftlichen Druck: schneller reagieren, ohne bei Preisqualität und Marge nachzulassen.
Genau hier setzt die Quick Kalkulation an. Sie beschleunigt nicht nur die Preisermittlung, sondern verbindet sie mit den nächsten kaufmännischen Schritten.
Was ist die Easykal Quick Kalkulation?
Die Quick Kalkulation ist ein konfigurierbarer Schnelleinstieg in die Easykal-Kalkulation. Jede Schaltfläche öffnet eine freigegebene Produktkonfiguration. Welche Produkte angeboten werden, ist nicht fest im Programm vorgegeben, sondern wird passend zum Betrieb eingerichtet.
Unterstützt werden Bogen- und Rollenproduktionen. Abhängig von der Konfiguration können unter anderem folgende Angaben abgefragt werden:
- Auflage und Mengeneinheit
- Breite und Höhe
- Material
- Vorder- und Rückseitenfarbe
- freigegebene Maschinenoptionen
- Vorstufe, Weiterverarbeitung und Verpackung
- vorkonfigurierte oder frei eingebbare Auflagen und Formate
Der Anwender sieht damit die Eingaben, die für das jeweilige Produkt benötigt werden. Nach dem Öffnen startet unmittelbar eine erste Berechnung. Werden Angaben geändert, stößt Easykal automatisch eine Neuberechnung an. Die tatsächliche Antwortzeit hängt von Produkt, Stammdaten, Systemumgebung und Komplexität ab; die Bedienung ist auf eine schnelle Preisantwort im laufenden Gespräch ausgelegt.
Schnell bedeutet nicht: grob geschätzt
Die Quick Kalkulation verwendet keine lose gepflegte Preisliste im Browser. Die Eingaben werden an den Easykal-Rechenkern übergeben. Dort werden der Produktionsweg und der Preis auf Basis der aktiven Konfiguration und der mandantenbezogenen Stammdaten ermittelt.
Dazu gehören Produktzuordnungen, Materialien, Maschinen, Aufteilungen, Arbeitsgänge sowie versionierte Kosten- und Zuschlagsprofile. Bei Bogenprodukten kann die Automatik die hinterlegten Materialformate bewerten; bei Rollenprodukten wird der Produktionsweg ebenfalls automatisch ermittelt.
Trotz des schnellen Einstiegs wählt Easykal die wirtschaftlich sinnvollste Produktionsabfolge: Das System berechnet und vergleicht die für das Produkt hinterlegten, technisch möglichen Strategien anhand der aktuellen Material-, Maschinen- und Kostendaten. Es schlägt die günstigste passende Variante für die weitere Bearbeitung vor.
Die Geschwindigkeit entsteht somit durch vorbereitete Produktkonfigurationen, eine auf das Wesentliche reduzierte Eingabe und die automatische Weiterverarbeitung. Die Kalkulationsgrundlagen bleiben dieselben, die im Easykal-System gepflegt und geprüft werden.
Ein typischer Ablauf am Telefon
Ein Kunde fragt telefonisch einen bekannten Produkttyp an. Der Mitarbeiter öffnet die passende Schaltfläche und erfasst beispielsweise Auflage, Format, Material und Farbigkeit. Easykal aktualisiert die Kalkulation automatisch.
Ist die Anfrage noch unverbindlich, kann das Ergebnis zunächst nur als Preis ermittelt werden. Möchte der Kunde ein schriftliches Angebot oder direkt bestellen, wird derselbe Vorgang weitergeführt:
- Bestehenden Kunden oder Interessenten suchen – oder eine neue Adresse anlegen.
- Objektbezeichnung und die benötigten Belegdaten ergänzen.
- Angebot oder Auftrag erzeugen.
- Den Vorgang in der regulären Easykal-Maske weiterbearbeiten.
Bei Aufträgen lassen sich je nach Freigabe zusätzlich Auftragsart, Produktgruppe, Bestellnummer und Liefertermin erfassen. Ein manuell vereinbarter Verkaufspreis kann nur verwendet werden, wenn die Konfiguration dies ausdrücklich zulässt.
Vor der Beleganlage ermittelt Easykal zunächst automatisch einen Produktionsweg und führt anschließend die vollständige Profi-Kalkulation aus. Danach entstehen ein regulärer Belegkopf und eine Artikelposition. Die Kalkulation einschließlich der Produktionsdaten bleibt an der Position gespeichert.
Kunden- und Adressdaten ohne Medienbruch erfassen
Zur schnellen Bearbeitung gehört auch die Kundenzuordnung. Die Suche berücksichtigt unter anderem Firma, Kundennummer, Ort, Straße, E-Mail, Website und Ansprechpartner. Bei neuen Datensätzen prüft Easykal mögliche Dubletten, bevor ein Interessent oder Kunde angelegt wird.
Optional kann eine KI-Ausfüllhilfe öffentlich auffindbare Firmendaten vorschlagen. Ausgangspunkt sind Firmenname und Website. Die Suche bleibt auf die angegebene Domain beschränkt und berücksichtigt bevorzugt Impressums- und Kontaktseiten. Vorgeschlagen werden können beispielsweise Anschrift, Telefon, E-Mail sowie öffentlich genannte Steuer-, Umsatzsteuer- oder Handelsregisterangaben.
Diese Funktion dient als Ausfüllhilfe. Sie ersetzt keine Registerprüfung und keine fachliche Kontrolle. Vor dem Speichern müssen die vorgeschlagenen Angaben geprüft werden.
Verwandt mit der Kalkulation im WooCommerce-Shop
Das Grundprinzip ähnelt dem Easykal-WooCommerce-Plugin: Eine Produktkonfiguration legt fest, welche Auswahlmöglichkeiten angeboten werden, und der Easykal-Rechenkern ermittelt serverseitig den Preis. Der Browser liefert die Eingaben, entscheidet aber nicht selbst über den Preis.
Der Einsatzbereich ist unterschiedlich. Die Quick Kalkulation richtet sich an angemeldete Easykal-Anwender im Vertrieb oder in der Auftragsbearbeitung. Sie kann direkt einen Easykal-Beleg anlegen. Das WooCommerce-Plugin führt den Shopkunden durch Konfiguration, Warenkorb und Checkout und berechnet beim Hinzufügen zum Warenkorb erneut. Es unterstützt außerdem den Druckdaten-Upload und die Prüfung hochgeladener PDF- oder Bilddateien.
Welche weiteren Schritte nach einer Shopbestellung automatisiert werden, hängt vom angebundenen Workflow und dem eingesetzten Pluginstand ab. Die gemeinsame Grundlage ist die serverseitige Kalkulation mit den im Easykal-System freigegebenen Regeln.
Wo die Kosteneffizienz entsteht
Der wirtschaftliche Nutzen kommt nicht allein aus einer schnelleren Rechenzeit. Entscheidend ist die Verkürzung des gesamten administrativen Wegs:
- weniger Such- und Erfassungsaufwand bei wiederkehrenden Produkten
- keine erneute Übertragung des Kalkulationsergebnisses in Angebot oder Auftrag
- weniger Fehlerquellen durch doppelte Dateneingabe
- schnellere Reaktion auf telefonische und schriftliche Anfragen
- einheitliche Kalkulationsgrundlagen für verschiedene Mitarbeiter
- sofort verfügbare Produktionsdaten für die weitere Bearbeitung
Das wirkt besonders bei vielen kleineren Anfragen. Wenn die administrative Bearbeitung einen großen Anteil am Auftragswert ausmacht, kann jede vermiedene Doppelerfassung die Wirtschaftlichkeit verbessern.
Das eigene Potenzial lässt sich mit einer einfachen Rechnung einschätzen:
Anfragen pro Monat × eingesparte Bearbeitungsminuten × interne Kosten pro Minute
Die Werte sollten aus dem eigenen Betrieb kommen. Pauschale Einsparversprechen wären wenig aussagekräftig, weil Produktmix, Kalkulationsaufwand und Organisation stark variieren.
Für welche Anfragen eignet sich die Quick Kalkulation?
Besonders geeignet ist sie für wiederkehrende oder klar strukturierbare Produkte, für telefonische Preisanfragen und für Vertriebsprozesse, in denen aus einer Kalkulation unmittelbar ein Beleg entstehen soll.
Voraussetzung sind aktive Produktkonfigurationen sowie korrekt gepflegte Material-, Maschinen-, Kosten- und Zuschlagsdaten. Auch die passenden Belegarten und Benutzerrechte müssen freigegeben sein. Bei komplexen Sonderprodukten kann weiterhin eine technische Prüfung notwendig sein. Die Quick Kalkulation verkürzt den Weg – sie ersetzt nicht die Erfahrung der Fachleute im Betrieb.
Vom ersten Preis bis zum fertigen Vorgang
Die Easykal Quick Kalkulation verbindet drei Aufgaben, die im Tagesgeschäft häufig getrennt erledigt werden: Preis ermitteln, Kunden- beziehungsweise Interessentendaten erfassen und einen kaufmännischen Vorgang anlegen.
Damit wird aus der schnellen Preisauskunft ein durchgängiger Prozess. Der Kunde erhält früher eine belastbare Antwort. Der Vertrieb muss dieselben Daten nicht mehrfach erfassen. Und wenn aus der Anfrage ein Auftrag wird, stehen Kalkulation und Produktionsinformationen bereits im System bereit.
Easykal Quick Kalkulation mit den eigenen Produkten kennenlernen
Fußnote ¹: Quellen und Einordnung
Die Priorisierung ist eine redaktionelle Einordnung, keine gesondert erhobene Rangliste. Die Prozentangaben stammen aus:
- BVDM, Branchenbefragung zur wirtschaftlichen Lage in der Druckindustrie, Datenstand Mai 2025, S. 14–15: 82 Prozent nennen Auftrags- oder Umsatzrückgänge, 57 Prozent steigende Arbeitskosten als Geschäftsrisiko. Der BVDM kennzeichnet die Angaben als vorläufig.
- PRINTING United Alliance, State of the Industry Report 2026, Executive Summary, S. 8: 64,7 Prozent berichten von Kundenwünschen nach schnelleren Auftragsdurchläufen, 57,1 Prozent von kürzeren Projektvorlaufzeiten. Grundlage sind 258 teilnehmende Unternehmen aus mehreren Drucksegmenten; die Ergebnisse sind nicht repräsentativ für deutsche Druckereien.